Le système de gestion Splex vous permet d’ajouter des documents dans le module DÉPOT DE FICHIER et de partager ces documents à des personnes spécifiques dans l’organisation en fonction de leur rôle (administrateur, participant etc.) ou des étiquettes qui ont été associées à vos membres dans le module MEMBRES.
Voici les étapes à suivre:
Étape 1 : Veuillez vous connecter dans votre système de gestion Splex.
Étape 2 : Cliquez sur le module DÉPÔT DE FICHIERS que vous retrouverez dans le menu situé à gauche de l’écran, dans la bande noire verticale.
Création du dossier principal dans lequel vous ajouterez des documents ou des dossiers à partager
La première étape consiste à créer le dossier dans lequel sera téléversé le(s) document(s).
Étape 1 : Cliquez sur AJOUTER.
Étape 2 : Dans la case NOM, inscrire le nom du dossier (ex: Documents importants – Patinage Plus) .
Étape 3 : Ensuite, indiquer qui sont les personnes qui pourront avoir accès à ce dossier en sélectionnant soit:
– les étiquettes (préalablement créées dans le module MEMBRES et liées aux dossiers de membres des personnes concernées)
ou
– le rôle attribué par le système (membre, administrateur, entraîneur, officiel etc.).
Il est possible d’associer plusieurs étiquettes et/ou plusieurs rôles au Dossier.
Étape 4 : N’oubliez pas de cliquer sur SOUMETTRE pour enregistrer vos données.
Ajouter un dossier ou un fichier à partager dans le dossier:
Une fois le dossier principal créé, vous pourrez y ajouter des sous-dossiers ou téléverser des fichiers directement dans le dossier principal.
Étape 1 : Cliquez sur le dossier principal que vous venez de créer.
Étape 2: Cliquez sur le bouton +FICHIER si vous souhaitez ajouter un fichier dans le dossier ou sur le bouton + DOSSIER si vous souhaitez ajouter un dossier dans le dossier principal.
+ FICHIER: Si vous cliquez sur le bouton + FICHIER, vous devrez cliquer sur PARCOURIR pour récupérer le fichier sur votre ordinateur. Ensuite, vous pourrez ajouter une description du fichier téléversé dans la case description. Cliquez sur soumettre pour compléter l’opération.
+ DOSSIER: Si vous cliquez sur le bouton + DOSSIER, vous devrez simplement inscrire le nom du dossier avant de soumettre. Vous pourrez ensuite cliquer sur ce dossier pour y ajouter des fichiers ou d’autres dossiers.
Les personnes à qui vous aurez donné accès pourront consulter ou télécharger les documents à partir du module Dépot de fichiers de leur compte utilisateur.