Le système de gestion Sportnroll vous permet d’ajouter un membre manuellement dans un groupe. Lorsque vous ajoutez un membre dans un groupe, une facture sera automatiquement créé dans le système pour l’ajout de ce membre dans le groupe.
Pour ce faire, la personne que vous souhaitez ajouter dans le groupe doit déjà être membre de votre organisation.
Ce qui signifie que cette personne doit avoir préalablement complété au moins un de vos formulaires d’inscription en ligne OU il doit avoir été invité à devenir membre de votre organisation par un administrateur (valide pour les comptes principals seulement. Un compte-enfant ne peut pas être ajouté parmis les membre par l’option d’ajout de membre du système).
L’ajout manuel d’un membre dans un groupe est principalement utilisé dans les cas suivants :
– une inscription a été refusée (suite à la demande d’annulation par le membre lui-même ou suite à la décision de l’organisation de ne pas accepter cette inscription) et que cette décision est renversée suite à l’annulation;
– un client vous fait la demande d’ajouter son enfant dans 2e groupe une fois l’inscription en ligne complétée;
– vous souhaitez éviter à un client d’avoir à compléter un formulaire d’inscription en ligne.
– etc.
Pour ce faire, la personne que vous souhaitez ajouter dans le groupe doit faire partie des membres de votre organisation.
Pour faire partie de vos membres, cette personne doit avoir complété préalablement au moins un de vos formulaires d’inscription en ligne OU il doit avoir été invité à devenir membre de votre organisation par un administrateur (valide pour les comptes principals seulement. Un compte-enfant ne peut pas être ajouté parmis les membre par l’option d’ajout de membre du système).
Voici les étapes à suivre pour ajouter un membre dans un groupe :
Étape 1 : Cliquez sur le module SAISONS que vous retrouverez dans le menu situé à gauche de l’écran, dans la bande noire verticale.
Voici comment procéder pour ajouter le membre dans le groupe:
Étape 2 : Vous devez vous rendre jusqu’au groupe (dans le module SAISONS en sélectionnant successivement la SAISON, la SOUS-SAISON, l’ACTIVITÉ, la CATÉGORIE et le GROUPE. Une fois le groupe retrouvé, cliquez sur le groupe pour vous rendre au sous-menu MEMBRES. Si des membres ont déjà été acceptés dans ce groupe vous verrez la liste de ces membres.
Étape 3 : Cliquez sur le bouton bleu AJOUTER.
Étape 4 : Cliquez dans la case MEMBRES pour faire une recherche par nom. Faites une recherche en écrivant les premières lettres du nom et sélectionnez le membre que vous souhaitez ajouter dans le groupe.
Étape 5 : Après avoir sélectionné le nom du client, vous remarquerez que les champs SAISONS, SOUS-SAISON, ACTIVITÉ, CATÉGORIE et GROUPE seront déjà sélectionnés.
– Si le groupe ne possède qu’un seul produit, le produit sera sélectionné automatiquement dans la case produit.
– Par contre, si le groupe contient plusieurs produits disponibles, cliquez dans la case PRODUITS pour sélectionner le produit correspondant à la situation du client (ex: résident OU non résident etc…)
Il est important de s’assurer que la case produit contient un produit si vous souhaitez qu’une facture soit créé. Si vous ne sélectionnez pas de produits, aucune facture ne sera crée pour l’ajout de ce membre dans le groupe.
Étape 6 : Si vous souhaitez ajouter un ou plusieurs autres produits à la facture, vous devez cliquer sur le bouton + de la section PRODUITS ADDITIONNELS et ajouter ces produits directement (On n’ajoute pas de produit d’inscription ou de licence ici, mais plutot des produits connexes tels que: Rabais 2e enfant, chandail de pratique, frais pour inscription tardive etc).
NB: Cliquez sur SAUVEGARDER pour enregistrer les données.